Att transkribera verkar idag vara en mycket enkel uppgift, med tanke på att det finns automatiska transkriptionsprogram som gör praktiskt taget hela jobbet.
Det finns dock många branscher, kunder och företag som fortfarande behöver professionella transkriberare för att utföra uppdrag som kräver hög förståelse – och där kunden inte vill lägga tid på att själv korrigera eller redigera transkriptionerna.
När man transkriberar manuellt är det vanligt att man gör fel av olika svårighetsgrad. Många är små och obetydliga, men andra förstör hela transkriptionen och gör att arbetet måste göras om från början.
I den här artikeln berättar vi vilka de vanligaste misstagen är och hur du kan undvika dem för att utvecklas som transkriberare och få fler och bättre kunder.
Här är de vanligaste misstagen du till varje pris bör undvika när du ska transkribera ljud till text.
Oavsett om du är frilansare eller arbetar för ett företag eller en organisation är det avgörande att du förstår vad kunden eller din arbetsledare efterfrågar.
Du måste först klargöra vilken typ av transkription som önskas – ordagrann, rensad eller redigerad. Beroende på uppdraget behöver du inkludera alla element, vissa, eller bara de viktigaste.
Därifrån kan kunden ha ytterligare önskemål, till exempel att hålla sig till ett språk även om flera språk förekommer, förkorta vissa ord eller översätta slanguttryck.
När du väl har förstått riktlinjerna är det dags att börja transkribera – inte innan!
Att inte följa instruktionerna från början leder ofta till att du måste göra om arbetet flera gånger, vilket innebär förlorad tid och pengar.
Du börjar transkribera ett ljudklipp och inser att det handlar om ett tekniskt ämne du inte behärskar – och som du först trodde handlade om något helt annat.
I många sammanhang är det viktigt att förstå helheten för att kunna göra en korrekt transkription. Du behöver veta vad ljudet handlar om, vilka begrepp eller termer som används och hur ofta de förekommer, för att kunna återge det korrekt.
Om du inte har koll på sammanhanget riskerar du att transkribera något som blir helt obegripligt.
Tänk dig att ljudet innehåller en person som spelar två olika roller och pratar med sig själv. Om du inte känner till det kan du göra uppenbara misstag när du tilldelar talet till fel person.
Att skriva fel ord, blanda bokstäver eller – ännu värre – stava ett tydligt ord fel är ett allvarligt fel inför kund eller arbetsgivare.
Att höra fel på ett ord kan hända, men att stava fel på något som alla känner till är förödande.
Därför är det viktigt att du läser igenom allt du har skrivit, även om det tar lite extra tid.
Lita inte helt på stavningskontroller – ibland hjälper de, men ibland godkänner de felaktiga ord som inte passar i sammanhanget.
Ibland tror du att du hör ett ord som upprepas i hela ljudet, men egentligen är det ett annat.
Det leder till att du skriver fel ord gång på gång i hela transkriptionen, vilket gör att ett litet fel förstör hela texten.
Samma sak gäller om du hör ordet rätt men stavar det fel. Det händer ofta – och leder tyvärr till en undermålig transkription.
Se till att du verkligen hör rätt, och slå upp stavningen om du är osäker.
Att skriva fel namn på en person är ett vanligt fel.
Till exempel att blanda ihop Jhon och John, Lesley och Leslie, Kate och Katy, med flera.
Det leder till att du behöver korrigera alla förekomster i texten i efterhand.
I många fall är det svårt att avgöra vem som talar, och du måste försöka förstå det utifrån kontext eller röstläge. Ibland går det inte att veta, men ofta handlar det om att vara mer uppmärksam och att förstå sammanhanget.
Då kan du använda innehållet för att tolka och avgöra vem som talar vid varje tillfälle.
Tyvärr är det ibland omöjligt att avgöra det på grund av ljudkvaliteten, talarens röst, bakgrundsljud med mera.
Nu kommer det viktigaste – hur du undviker misstagen och gör dina kunder nöjda.
Att veta vad kunden efterfrågar, vad deras verksamhet handlar om och vad de förväntar sig av din transkription kommer att bespara dig mycket huvudvärk.
Du kommer att uppfylla uppdraget som det är tänkt, och det blir lättare att förstå ord och kontext tack vare kundens inledande information.
Detta är första steget för att undvika problem.
Att förhandslyssna på ljudet ger dig en överblick av vad som väntar.
Det är inte alltid rimligt att lyssna på hela inspelningen, särskilt om den är en timme lång – men bara några minuter kan ge dig en uppfattning om ämnet, talarna och vanligt förekommande termer.
Om du hör ett ord men inte vet vad det betyder eller hur det stavas – sök på internet.
Om någon nämns vid namn och du inte vet hur det stavas – googla det.
Om du behöver förstå ämnet bättre – slå upp det.
Detta kommer att snabba upp din transkribering och förbättra kvaliteten.
Ladda upp ditt ljud till ett automatiskt transkriptionsprogram som ScriptMe och få en första version som hjälper dig komma igång snabbt. 
Därefter kan du namnge talarna, rätta fel och redigera enligt kundens önskemål.
Det kan göra arbetet upp till fyra gånger snabbare.
Bra hörlurar, ett ergonomiskt tangentbord, en transkriptionspedal, bra skärm, bra stol, bra skrivbord och bra belysning är viktigt för att transkribera video eller ljud effektivt.
Föreställ dig att sitta åtta timmar framför en liten skärm, med ett dåligt tangentbord och hörlurar där du hör mer brus än prat.
Det blir outhärdligt.
Skaffa en bra arbetsmiljö och låt arbetet flyta på.
Att ha en checklista med alla steg och kontroller gör att du arbetar strukturerat och undviker misstag.
Detta hjälper dig få fler och bättre uppdrag.
Att göra fel är mänskligt, men att nästan helt undvika dem är möjligt.
Att transkribera manuellt är fortfarande mycket efterfrågat inom många branscher och företag.
Men denna metod innebär också en risk för olika fel, som kan minska kvaliteten på det du levererar och hur kunden uppfattar dig.
Därför är det viktigt att minimera dessa fel så mycket som möjligt.
Misstag händer – ingen är perfekt – men en bra transkriberare skiljer sig från en utmärkt genom sin noggrannhet och effektivitet.
Jag hoppas att den här artikeln har varit till nytta och att du kan börja använda dessa tips i praktiken.
