Transkribointi vaikuttaa nykyään erittäin helpolta tehtävältä, kun otetaan huomioon, että on olemassa automaattisia transkribointiohjelmistoja, jotka tekevät käytännössä koko työn puolestasi.
Monet alat, asiakkaat ja yritykset tarvitsevat silti edelleen ammattimaisia transkriboijia tekemään tehtäviä, jotka vaativat syvällistä ymmärrystä – ja säästävät asiakkaita ajalta, joka kuluisi tekstien korjaamiseen tai editointiin.
Käsin tehdyissä transkriptioissa sattuu usein virheitä – osa pieniä ja huomaamattomia, mutta jotkut voivat pilata koko työn ja vaatia sen aloittamista alusta.
Tässä artikkelissa esittelemme yleisimmät virheet, joita kannattaa välttää transkriboinnissa, sekä vinkit niiden ratkaisemiseksi, jotta voit kehittyä transkriboijana ja saada lisää sekä parempia asiakkaita.
Alla tärkeimmät virheet, joita tulee ehdottomasti välttää, kun muunnat ääntä tekstiksi.
Olitpa sitten freelancer tai työskentelet yritykselle tai organisaatiolle, on tärkeää ymmärtää, mitä asiakas tai esimies tarkalleen haluaa.
Ensinnäkin, selvitä mikä transkription tyyppi on kyseessä: sanatarkka, puhdistettu vai muokattu. Pyynnön mukaan sinun tulee sisällyttää kaikki elementit, vain osa niistä tai vain keskeisimmät asiat.
Asiakas saattaa myös toivoa, että pidät kaiken yhdessä kielessä, vaikka puheessa vaihdettaisiin kieltä, lyhennät tiettyjä sanoja tai käännät slangia tai murreilmaisuja.
Kun ohjeet ovat selvillä, voit aloittaa transkriboinnin – ei ennen sitä!
Jos työ ei vastaa annettuja ohjeita, saatat joutua tekemään sen kokonaan uudestaan, mikä vie sekä aikaa että rahaa.
Aloitat transkriboinnin ja huomaat, että kyseessä on tekninen aihe, jota et tunne – vaikka luulit sen liittyvän johonkin muuhun.
Monilla aloilla asiayhteyden ymmärtäminen on avain tarkkaan transkriptioon. Sinun on tiedettävä, mistä puhutaan, mitä termejä käytetään ja toistetaan, jotta voit tehdä laadukasta työtä.
Jos et ymmärrä kokonaisuutta, on todennäköistä, että tekstistäsi tulee virheellinen.
Kuvittele, että puhuja esittää kahta eri roolia ja keskustelee itsensä kanssa. Jos et tiedä tätä, saatat helposti kirjoittaa puheenvuorot väärille henkilöille.
Sanat voivat tulla väärin, kirjaimet mennä väärään järjestykseen tai – mikä pahempaa – yleisesti tunnetut sanat kirjoitetaan väärin.
Sellaisten sanojen kirjoittaminen väärin, joita jokainen tuntee, tekee huonon vaikutuksen asiakkaisiin.
Siksi on tärkeää lukea transkriptio huolellisesti läpi, vaikka se veisi hieman enemmän aikaa.
Voit luottaa automaattisiin oikolukuihin jossain määrin, mutta joskus ne ehdottavat väärin sopivia sanoja tilanteeseen nähden.
Saatat luulla kuulevasi tietyn sanan ja kirjoitat sen moneen kertaan – mutta myöhemmin huomaat, että se olikin jotain aivan muuta.
Tämä pieni virhe voi pilata koko tekstin.
Sama pätee, jos kuulet sanan oikein, mutta kirjoitat sen väärin. Näin käy usein ja se heikentää lopputulosta.
Kuuntele sanat tarkasti ja tarkista oikeinkirjoitus, jos olet epävarma.
On hyvin yleistä kirjoittaa puhujien nimet väärin.
Esimerkiksi Jhon vs. John, Lesley vs. Leslie, Kate vs. Katy.
Tämä johtaa siihen, että nimi pitää korjata kaikkialle tekstiin jälkikäteen.
Et aina tiedä, kuka puhuu, ja yrität päätellä sen kontekstista tai äänensävystä. Joskus se ei ole mahdollista, mutta usein se onnistuu kuuntelemalla tarkemmin ja ymmärtämällä sisältöä.
Tämä auttaa sinua päättelemään, kuka puhuu milloinkin.
Valitettavasti joskus puhujan tunnistaminen on mahdotonta huonon äänenlaadun, hälyn tai epäselvän puheen vuoksi.
Nyt siirrytään tärkeimpään – kuinka vältät virheet ja pidät asiakkaasi tyytyväisinä.
Tiedä, mitä asiakas haluaa, mitä hänen yrityksensä tekee ja mitä hän odottaa transkriptioltasi – tämä säästää sinulta paljon vaivaa.
Toteutat pyynnön juuri niin kuin se on annettu ja ymmärrät paremmin sanat ja kontekstin, kun sinulla on riittävät taustatiedot.
Tämä on ensimmäinen askel virheiden ennaltaehkäisyyn.
Etukuuntelu antaa sinulle käsityksen siitä, mitä aiot transkriboida.
Sinun ei tarvitse kuunnella koko tiedostoa – muutama minuutti riittää, jotta saat tuntuman aiheesta, puhujista ja termeistä.
Jos kuulet sanan, jota et tunne tai et tiedä miten se kirjoitetaan – etsi se verkosta.
Jos mainitaan henkilö, jonka nimi on tärkeä tai tunnettu – tarkista oikeinkirjoitus verkosta.
Jos aihe on vieras – hae siitä lisätietoa.
Näin nopeutat työtäsi ja parannat sen laatua.
Lataa äänesi automaattiselle alustalle kuten ScriptMe ja saat raakaversion, jonka pohjalta voit työstää lopullisen transkription. 
Sinun tarvitsee vain nimetä puhujat, korjata virheet ja editoida asiakkaan vaatimusten mukaisesti.
Työ nopeutuu jopa nelinkertaisesti.
Hyvät kuulokkeet, ergonominen näppäimistö, jalkapoljin transkriptioon, hyvä näyttö, mukava tuoli, kunnollinen pöytä ja valaistus ovat tärkeitä, jotta voit transkriboida videon tai äänen oikein.
Kuvittele istuvasi 8 tuntia huonolla näytöllä, viallisella näppäimistöllä ja kuulokkeilla, joista kuuluu enemmän häiriöääniä kuin puhetta.
Se olisi painajainen!
Luo hyvä työympäristö ja anna työn sujua.
Tarkistuslistan avulla pidät työprosessin järjestelmällisenä.
Tämä auttaa sinua välttämään virheitä ja saamaan parempia toimeksiantoja.
Virheitä sattuu – mutta niiden minimointi on täysin mahdollista.
Manuaalinen transkriptio on edelleen erittäin kysyttyä monilla aloilla ja toimialoilla.
Mutta se voi johtaa virheisiin, jotka heikentävät toimituksen laatua ja asiakkaan mielikuvaa sinusta.
Siksi virheiden minimointi on olennaista.
Virheitä sattuu – kukaan ei ole täydellinen – mutta hyvä transkriboija eroaa erinomaisesta juuri nopeudessa ja virheiden määrässä.
Toivottavasti tämä artikkeli oli hyödyllinen – ja että voit ottaa nämä vinkit käyttöön käytännössä.
